Urlaubsplanung im Arbeitsrecht

Der Som­mer steht vor der Tür – höchs­te Zeit für die Urlaubsplanung!

Wenn ein Arbeit­neh­mer aber erst jetzt sei­nen Urlaub bean­tragt, wird die­ser mög­li­cher­wei­se nicht mehr geneh­migt: Der gewünsch­te Zeit­raum könn­te schon an ande­re Mit­ar­bei­ter ver­ge­ben sein.

Anlass genug, sich mit der Urlaubs­pla­nung im Arbeits­recht zu beschäf­ti­gen. Vor­ran­gi­ger Anknüp­fungs­punkt ist das Bun­des­ur­laubs­ge­setz (BUrlG). Ergänzt und kon­kre­ti­siert wer­den die Rege­lun­gen in dem indi­vi­du­el­len Arbeits- und kol­lek­tiv­recht­li­chen Tarifvertrag.

§ 13 der Richt­li­ni­en für Arbeits­ver­trä­ge (AVR) ver­weist für den Erho­lungs­ur­laub auf die Anla­ge 14 zu den AVR.

Das BUrlG ent­hält kei­ne Rege­lung dar­über, auf wel­che Wei­se der Mit­ar­bei­ter sei­nen Urlaubs­an­spruch gel­tend machen kann. Dem gegen­über setzt der Dienst­ge­ber nach § 1 Abs. 3 der Anla­ge 14 den Urlaub auf Antrag des Mit­ar­bei­ters zeit­lich fest. Auf Antrag bedeu­tet, dass der Dienst­ge­ber die zur Urlaubs­ge­wäh­rung nöti­ge Frei­stel­lungs­er­klä­rung nicht abge­ben soll, ohne dass der Mit­ar­bei­ter vor­ab einen Urlaubs­wunsch geäu­ßert hat. Mit die­ser Rege­lung ist gleich­zei­tig aus­ge­sagt, dass der Dienst­ge­ber kein Recht hat, den Urlaub belie­big im Urlaubs­jahr zu ver­tei­len. In aller Regel gibt der Urlaubs­an­trag die Zeit­span­ne an, wäh­rend der der Urlaubs­an­spruch erfüllt wer­den soll. Hier­zu bestimmt § 1 Abs. 3 der Anla­ge 14 in Über­ein­stim­mung mit § 7 Abs. 1 BUrlG, dass der Dienst­ge­ber grund­sätz­lich ver­pflich­tet ist, den Urlaubs­wunsch des Mit­ar­bei­ters zu berück­sich­ti­gen. Das bedeu­tet, dass er den Urlaub zu dem Zeit­punkt fest­set­zen muss, den der Mit­ar­bei­ter ange­ge­ben hat. Der Dienst­ge­ber kann den Urlaub nur ver­wei­gern, wenn drin­gen­de dienst­li­che Belan­ge ent­ge­gen­ste­hen. Hier­un­ter dür­fen nicht die­je­ni­gen Stö­run­gen ver­stan­den wer­den, die regel­mä­ßig im Arbeits­ab­lauf ein­tre­ten, wenn ein Mit­ar­bei­ter fehlt. Sol­che Stö­run­gen müs­sen vom Dienst­ge­ber hin­ge­nom­men und ggf. durch Per­so­nal­aus­gleich kom­pen­siert wer­den. Inso­weit ist der Dienst­ge­ber gehal­ten, sei­ne Ein­rich­tung per­so­nell so aus­zu­stat­ten, dass er dem Urlaubs­wunsch des Mit­ar­bei­ters wei­test­ge­hend ent­spre­chen kann. Daher kann er dem Mit­ar­bei­ter kei­ne Grün­de ent­ge­gen­hal­ten, die auf man­geln­der Per­so­nal­pla­nung beruhen.

Per­so­nal­man­gel steht dem Urlaubs­wunsch eines Mit­ar­bei­ters nur dann ent­ge­gen, wenn er auf außer­ge­wöhn­li­chen, nicht mehr plan­ba­ren Umstän­den beruht.

Gehen bei dem Dienst­ge­ber zwei oder meh­re­re Urlaubs­an­trä­ge gleich­zei­tig ein, genügt dies nicht für eine Ableh­nung einer der Anträ­ge. Wenn der Dienst­ge­ber aber bei zwei oder mehr Urlaubs­an­trä­gen aus betrieb­li­chen Grün­den einen Urlaubs­wunsch zurück­wei­sen muss, hat er abzu­wä­gen, wel­cher Antrag unter sozia­len Gesichts­punk­ten den Vor­zug ver­dient. Dabei kön­nen die Urlaubs­mög­lich­kei­ten des Part­ners oder der Kin­der (Schul­fe­ri­en), das Alter und die Anzahl der Kin­der, die bis­he­ri­ge Urlaubs­ge­wäh­rung, das eige­ne Lebens­al­ter, die Dau­er der Betriebs­zu­ge­hö­rig­keit, erst­ma­li­ger und wie­der­hol­ter Urlaub im Kalen­der­jahr und die Erho­lungs­be­dürf­tig­keit (etwa nach einer Erkran­kung) eine Rol­le spielen.

Ein­deu­ti­ge Fris­ten, bis wann ein Arbeit­ge­ber über einen Urlaubs­an­trag eines Mit­ar­bei­ters ent­schie­den haben muss, sieht das BUrlG nicht vor. Nach der Recht­spre­chung der Arbeits­ge­rich­te kann ein Arbeit­neh­mer jedoch von der Bewil­li­gung sei­nes bean­trag­ten Urlau­bes aus­ge­hen, sofern der Arbeit­ge­ber nicht bin­nen einer ange­mes­se­nen Zeit­span­ne wider­spricht. Als ange­mes­sen wird hier ein Zeit­raum von einem Monat angesehen.

Wenn sich ein Arbeit­ge­ber jedoch nicht an die­se Regeln hält, dür­fen Arbeit­neh­mer sich jedoch kei­nes­wegs selbst beur­lau­ben. Eine Selbst­be­ur­lau­bung gibt einem Arbeit­ge­ber im Regel­fall das Recht zu einer Abmah­nung, wenn nicht sogar zu einer außer­or­dent­li­chen Kün­di­gung des Arbeitsverhältnisses.

Urlaubs­jahr ist das Kalen­der­jahr. Der Urlaubs­an­spruch ent­steht zu Beginn des Kalen­der­jah­res in vol­lem Umfang. Nach § 1 Abs. 5 Satz 1 der Anla­ge 14 ist der Urlaub spä­tes­tens bis zum Ende des Urlaubs­jah­res anzu­tre­ten. Das bedeu­tet, dass der ers­te arbeits­freie Tag der 31. Dezem­ber sein muss. Es ist nicht erfor­der­lich, dass die­ser Tag zugleich der ers­te Urlaubs­tag ist. Hier wei­chen die AVR von § 7 BUrlG ab. Dort ist vor­ge­se­hen, der Urlaub müs­se bis zum Ende des Kalen­der­jah­res gewährt und genom­men, also erfüllt sein.

Nicht genom­me­ner Urlaub ver­fällt am 31. Dezem­ber, sofern kei­ne Urlaubs­über­tra­gung ins Fol­ge­jahr statt­fin­det. Die Ver­fall­frist ver­län­gert sich bis zum 30. April des Fol­ge­jah­res, wenn hier­für drin­gen­de dienst­li­che Grün­de, oder Grün­de, die in der Per­son des Mit­ar­bei­ters lie­gen, gege­ben sind. Wäh­rend des Über­tra­gungs­zeit­raums hat der Dienst­ge­ber kein Recht mehr, den Urlaub aus betrieb­li­chen Grün­den abzu­leh­nen, er muss die Wün­sche des Mit­ar­bei­ters berück­sich­ti­gen. Die­se sind inso­weit ver­bind­lich. Ob drin­gen­de dienst­li­che Über­tra­gungs­grün­de vor­lie­gen, ist eine Fra­ge der Abwä­gung, ob das Inter­es­se des Mit­ar­bei­ters, den Urlaub im Kalen­der­jahr zu erhal­ten, gerin­ger ein­zu­schät­zen ist als das Inter­es­se des Dienst­ge­bers, den Urlaub im Über­tra­gungs­zeit­raum zu gewähren.

Wird der Mit­ar­bei­ter infol­ge einer Erkran­kung wäh­rend des Urlaubs arbeits­un­fä­hig, wer­den ihm die Tage der Arbeits­un­fä­hig­keit nicht auf den Urlaub ange­rech­net, er bekommt die­se Tage gut­ge­schrie­ben. Hier stim­men § 1 Abs. 7 der Anla­ge 14 und § 9 BUrlG über­ein. Die Gut­schrift recht­fer­tigt sich dar­aus, dass an Tagen der Arbeits­un­fä­hig­keit kei­ne Arbeits­pflicht besteht, von der der Mit­ar­bei­ter befreit wer­den kann. Außer­dem kann an sol­chen Tagen der Erho­lungs­zweck nicht ver­wirk­licht werden.

Was pas­siert, wenn krank­heits­be­dingt der Urlaub nicht genom­men wer­den kann? Inso­weit hat sich die Recht­spre­chung des Bun­des­ar­beits­ge­richts geän­dert auf­grund ergan­ge­ner Urtei­le des EuGH. Es hat ent­schie­den, dass § 7 Abs. 3 BUrlG „richt­li­ni­en­kon­form fort­zu­bil­den“ ist in dem Sin­ne, dass die Ver­fall­frist in die­ser Norm oder in einer ande­ren Über­tra­gungs­re­ge­lung – wie auch in § 1 Abs. 5 der Anla­ge 14 ent­fällt; der erkrank­te Arbeit­neh­mer kann also Urlaubs­an­sprü­che zeit­lich unein­ge­schränkt übertragen.

Die­se unein­ge­schränk­te Über­tra­gung gilt aller­dings nur für den gesetz­li­chen Min­dest­ur­laub von 24 Werk­ta­gen nach § 3 BUrlG sowie für den Schwer­be­hin­der­ten­zu­satz­ur­laub von 5 Arbeits­ta­gen nach § 125 Abs. 1 SGB IX.

Dage­gen kann Mehr­ur­laub, der dem Arbeit­neh­mer tarif­lich oder ein­zel­ver­trag­lich über dem Min­dest­ur­laub hin­aus zusteht, wie bis­her ver­fal­len. Vor­aus­set­zung ist aller­dings, dass der Arbeits- oder Tarif­ver­trag erkenn­bar zwi­schen dem Min­dest- und Mehr­ur­laub unterscheidet.

Eine ent­spre­chen­de Unter­schei­dung fin­det sich seit dem 01. Juli 2013  in § 1 Abs. 5 Satz 5 und 6 der Anla­ge 14.

Zum Zwe­cke einer ein­rich­tungs­weit ein­heit­li­chen Hand­ha­bung bie­tet sich an, Richt­li­ni­en zum Urlaubs­plan und zur Urlaubs­re­ge­lung fest­zu­le­gen. Ein ent­spre­chen­des Antrags­recht kommt der MAV gem. § 37 Abs. 1 Ziff. 2 MAVO zu.

Dr. Thors­ten Engel, LL.M.

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Veröffentlicht in der Mitarbeiterzeitung MAZ des Prosper-Hospitals Recklinghausen 2014/21.